AI-адміністратор для стоматології та медичної клініки

Де клініка втрачає пацієнтів на телефоні

Адміністратор клініки робить усе одночасно: зустрічає пацієнтів, приймає оплату, телефонує тим, хто записаний на завтра. Коли телефон дзвонить саме в цю хвилину, вибір простий: або людина біля стійки, або людина на лінії.

• Дзвінок під час оплати чи консультації лишається без відповіді, і пацієнт набирає наступну клініку з пошуку.
• Увечері й у вихідні реєстратура не працює, хоча саме тоді люди мають час подумати про лікування.
• Багато розмов однакові: скільки коштує чистка, чи приймає педіатр у суботу, як підготуватися до аналізів. Вони забирають час, якого бракує на пацієнтів у клініці.

Скільки дзвінків пропускає саме ваша клініка, легко перевірити за тиждень. Як це зробити, ми розписали в окремій статті.

Що робить AI-адміністратор

Записує до лікаря у вільний час

Агент бачить графіки лікарів і кабінетів у календарі Anytel: робочі години, вихідні, зайняті вікна. Він пропонує пацієнту найближчий вільний час і записує одразу, без «вам передзвонять». Двох пацієнтів на один час до одного лікаря система не запише.

Відповідає про послуги, ціни й підготовку

Ви заповнюєте базу знань: послуги, ціни, адреси філій, як підготуватися до процедури, що взяти з собою. Агент відповідає саме за нею і не вигадує того, чого там немає: скаже, що уточнить, і передасть питання адміністратору.

Передає людині, коли це потрібно

Гострий біль, ускладнення після лікування, скарга, питання, на яке немає відповіді в базі знань. Ви самі визначаєте, коли агент переводить дзвінок на реєстратуру чи в чергу операторів, а коли приймає заявку на зворотний дзвінок.

Не ставить діагнозів

Агент не консультує з медичних питань і не призначає лікування. Його завдання: записати пацієнта, відповісти на організаційні питання і вчасно передати розмову людині. Для невідкладних випадків в інструкції агента прописують одне правило: порадити телефонувати 103.

Як підключити клініку

1. Реєстрація і тестовий дзвінокСтворіть кабінет, оберіть шаблон для клініки і подзвоніть своєму агенту прямо з браузера. Номер для цього не потрібен.
2. Знання і графіки лікарівДодайте послуги, ціни й відповіді на часті питання, створіть календарі лікарів з робочими годинами. Якщо зручніше, перший сценарій налаштуємо разом.
3. ПереадресаціяУвімкніть переадресацію з наявного номера клініки або підключіть свою АТС. Номер, який знають пацієнти, лишається тим самим.
4. СповіщенняОберіть, куди надходять нові записи: у Telegram адміністратора, на пошту, у вашу CRM.

Переадресацію можна вмикати поступово: спершу лише на вечір і вихідні, потім на години пік, коли лінія зайнята. Детальніше про це в статті «Як не втрачати дзвінки після 18:00».

Що бачить реєстратура

Кожен дзвінок потрапляє в журнал кабінету: хто дзвонив, скільки тривала розмова, чим закінчилась. Розмову можна прослухати і прочитати текстом, а записи з’являються в календарі лікаря одразу. Нові записи й заявки приходять сповіщенням у Telegram, тож реєстратура бачить їх, навіть не відкриваючи кабінет.

Пацієнтів, які телефонують повторно, можна вести в контактах: з історією дзвінків, записів і заявок.

Дані пацієнтів

Записи розмов і дані пацієнтів зберігаються в захищеному сховищі, дані кожної клініки ізольовані від інших. Співробітники бачать лише розділи, до яких ви дали доступ. На початку кожного дзвінка звучить попередження про запис і віртуального асистента. Детальніше в політиці конфіденційності.